İşletmelerin mevcudiyetlerini sürdürebilmeleri rekabet çevresi içerisindeki performanslarına bağlıdır.  Uzun vadeli bakış açısına sahip yönetim kadrosu olan işletmeler gelecek yol haritalarını muhtelif senaryoları dikkate alarak çizerler. Bu, rekabette proaktif bir yaklaşım ile üstünlük sağlamak ve fırsatlar işletmenin ayağına geldiğinde onu kaçırmamak adına önemlidir. Ancak, uzun vadeli bakış açısı ile strateji oluşturmak kadar önemli bir konu da operasyonel yetkinliktir. Operasyonel yetkinlik performansı doğrudan etkilemektedir.

Planlama çalışmaları ne kadar mükemmel yapılırsa yapılsın, planların uygulamaya alınması aşamaları kritiktir. Planlama safhasından eylem aşamasına geçildiğinde işletmenin gerçekleri ile karşı karşıya kalınır. Planlanan hedeflere ulaşabilmesi için yöneticiler insan, makine, malzeme, hammadde ve bilgi teknolojileri gibi işletme kaynaklarını etkin olarak kullanmak durumundadır. Kaynakların etkin kullanımı işletme performansını da yükseltecektir. Böylece, daha verimli bir işletme olarak yüksek performansa ulaşılabilecektir. Burada işletmenin sahip olduğu kaynak ve sistemlerinin yeni, son teknoloji ürünü, yüksek kapasiteye ve niteliğe sahip olması kadar o kaynağı yönetenlerin de yetkin olması önemlidir. Dahası, ne kadar mükemmel bir işletme sistemi tasarlanırsa tasarlansın onu çalıştıran insan faktörünün yetkinliği yetersiz kalıyorsa o işletmede başarıdan bahsetmek mümkün değildir.

Bu nedenle, uzun vadeli planlama aşamasında stratejiler ortaya koyulurken bir yandan da işletmenin mevcut performansı ve ulaşabileceği en iyi performansın ne olacağı titizlikle analiz edilmelidir. Bu analizle birlikte kaynakların nitelik ve nicelik açısından yeterliliği ve gereksinimler belirlenmiş olacaktır. Bu gereksinimlerin işletme hedeflerini karşılayacak biçimde giderilmesi ise işletme yönetiminin odaklanması gereken önemli bir noktadır.

Aksi halde, işletme hedeflerine ulaşamaz ve sonuç olarak yönetim başarısız ilan edilir. Bu gibi sonuçların yaşandığı dönemlerde genellikle başarısızlığın faturası bazı yöneticilere kesilmeye çalışılır. Planlamacılar uygulayıcıları, uygulayıcılar planlamacıları suçlar. Esasında planlama ve uygulamada ortada bir takım çalışması vardır ve bu bir zorunluluktur. Başarısızlık varsa, bu tüm yönetim takımına aittir. Başarıda olduğu gibi… Planlama yapılırken operasyonel yetkinlikler düşünülerek gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler katılımcı bir anlayışla ortaya koyulmalıdır.

İşletme hedeflerinin ortaya koyulması ile birlikte çalışanların iş hedeflerinin de işletme hedeflerine hizmet edecek biçimde organize edilmesi gerekir. Bu amaçla, operasyonel yetkinliği ölçen ve onu geliştiren bir performans yönetim sistemi oluşturulmalıdır.

Performans yönetim sistemi, bir taraftan işletmenin hedeflerinin çalışanların katkılarıyla gerçekleşmesini sağlamakla birlikte, diğer taraftan hedeflere ulaşırken çalışanların katılımlarının adil, sistemli ve ölçülebilir bir yöntemle değerlendirilmesi ve motive edici bir çalışma ortamı oluşturarak kişisel gelişimin desteklenmesini amaçlamaktadır.

Performans değerlendirmesi ile işletmedeki çalışanların belirli bir dönem içinde çalışmalarının veya yeteneklerinin önceden belirlenmiş bir ölçüte göre birçok yönden sistematik olarak değerlendirilmesini ve gelişme potansiyellerinin ortaya çıkarılması sağlanır.

Performans yönetim sistemi, kişisel hedeflerin şirket hedefleri doğrultusunda olmasını sağlayan bir hedef belirleme sistemi olmakla beraber islerin daha iyi yapılmasını temin etmeye yönelik bir kontrol mekanizması içermektedir. Performans ölçümü yapılacak dönemin başında ve sonunda oluşturulan raporlar yönetimin etkinliğini arttıran birer araçtır.

Tesisat ve inşaat malzemesi satıcıları sektöründe ana fonksiyon olan satış faaliyeti açısından ele alındığında, performans yönetim sistemi şu faydaları sağlayabilir.

Öncelikle, performans yönetim sistemi satışçının ihtiyaç duyduğu eğitim ve gelişim alanlarının belirlenmesine imkan tanır. Daha fazla performans göstermelerini sağlamak için satışçılara destek olacak bir mekanizma içermektedir. Ayrıca, yöneticinin satışçı hakkındaki düşüncelerini şeffaf bir şekilde satışçı ile paylaşma, satışçıya gerekli uyarıları yapma ortamı sunmaktadır. Bunların sistematik biçimde kayıt altına alınması ise satışçının performans kayıtlarında tarihçe oluşturulmasını sağlamaktadır. Satışçının gelişme ve ilerlemesini kayıt ederek izlenmesini sağlayan bu sistem terfi ve teşvik sistemlerine de girdi sağlamaktadır.

“İşi en iyi yapan bilir” anlayışıyla iş hakkındaki değerli bilgilerin yöneticiye aktarılmasını sağlayan bir sistemdir, performans yönetim sistemi… İş beklentileri ve sonuçları hakkında yönetici ve satışçı arasında iyi bir iletişim kurulduğunda, geliştirilmiş yöntemler, yeni fikirler ve fırsatlar yaratılır.
Ancak, performans değerlendirmenin objektif bir şekilde yapılması gerekmektedir. Gerçekçi iş hedefleri ve performans göstergeleri belirlenmelidir. Bu şekilde, satışçılar işi nasıl yaptıklarını bilirler ve görevlerini yerine getirirken tereddüt yaşamazlar. Aksi halde, net tanımlanmamış performans sistemi satışçıları işlerinde doğru yolda olup olmadıkları konusunda kaygıya iter. Bu, beraberinde başarısızlık getirmektedir.

Bu nedenle satışçı ve yönetici açısında düzenli olarak performans görüşmeleri yapılmalı, bunlar kayıt altına alınmalıdır. Bu performans görüşmeleri işin kalitesinin ne olduğu noktasında açık mesajları ve talepleri içermelidir. Yöneticilerin özellikle performans görüşmelerini nasıl yapacakları konusunda eğitime tabi tutulması sitemin etkinliğini arttıracaktır.

Adil bir performans yönetim sistemi ile başarıları ödüllendirmek ve ücret standartlarını belirlemek daha da kolay olacaktır.

Satışçıları örnek göstererek ele aldığımız performans yönetim sistemi genelleştirilerek tüm çalışanlar için uygulanabilmektedir. Bu sistemin etkin biçimde uygulanması işletmenin kurumsal hedeflerinin birey hedeflerine indirgenerek başarıya ulaşması anlamına gelmektedir.

Yazar: Atakan Genç