Kurumsallaşma; bir işletmenin, faaliyetlerini kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturması olarak tanımlanabilir.

Farklı bir bakış açısıyla kurumsallaşma, işletmenin tüm stratejik kararlarına ve faaliyetlerine yön veren vizyon, ana amacı ve üstlendiği ana görevini tanımlayan misyon, faaliyetlerini yürütürken uyacağını beyan ettiği kavramları içeren ilke ve değerler, faaliyetini yürütürken izlediği yol ve yöntemleri yansıtan politikalar ve hedeflerine ulaşmak için sürdüreceği uygulamalar açısından belirli bir niteliğe, canlılığa ve sürekliliğe sahip olmasıdır.

Kurumsallaşmanın temel amacı, firmanın (patron, yönetici, kritik personel vb.) kişilerden ve onların “kendi becerilerine bağlı icra yöntemlerinden” bağımsız hale gelmesi ve sürekliliğinin sağlanmasıdır. Bu, işletmenin önemli noktalarında insanın olmayacağı değil, fakat onlar olmadığında aksama yaşanmadan her şeyin kaldığı yerden devam edebilmesi anlamına gelir.

Belirli bir büyüklüğe kadar kurucu / kurucular ve çevresindeki kısıtlı sayıda çalışanı ile hızlı ilerleyen işletmeler, büyüme arttıkça sorunlar yaşamaya başlarlar. Başlangıçta, büyümenin ne zaman gerçekleşeceği ve bu durumda neler yapılacağı hakkında planları bulunmadığından, sorun ortaya çıktıkça tek tek çözülür, işletme yoluna devam eder. Ancak bütüncül bir yaklaşım olmadığından, işletme zamanla şişmanlar, hatta “obez” halini alır ve kontrolü zorlaşır. Bunun yanında, kurucuya / kuruculara bağlı olarak hayatını sürdüren işletme, ondan uzaklaştığında veya onu kaybettiğinde krize girer. Bir kısmı da krizden çıkamaz ve hayatı sona erer.

Özellikle aile işletmelerinin yaşam sürelerinin kısa olması, günümüz iş dünyasında şöyle bir değerlendirmenin yapılmasına neden olmuştur: “Aile işletmelerini birinci nesil kurar, ikinci nesil miras alır ve durumu idare eder, üçüncü nesil ise bitirir, yani satarak kalanıyla yaşamına devam etmeye çalışır.”

Kurumsallaşma, işletmenin büyümeye başladığı noktada oluşmaya başlaması gereken bir olgudur. Bu noktaya gelmemiş işletmelerin kurumsallaşma çabası göstermesi gerekmeyebilir. Çünkü kurumsallaşma, belirli bir bürokrasi ve iş yükünü kendi yapısını sürdürmek için zorunlu kılar. Büyük işletmelerde bu kendi başına küçük bir alan kaplayacağından rahatsızlık oluşturmaz, aksine büyüklüğü korumak için gereklidir. Ancak çok küçük işletmeleri bu bürokrasi ve iş yükü, işin esası olan işlemlerden daha fazla meşgul ederse işletmenin pratikliği azalır, hantallaşır. O halde kurumsallaşmanın gerekliliği, bizzat işletmenin kendi durumuna bağlıdır.

İşletmelerde yapılan işler iki ana kategoriye ayrılır:
Üst yapıyı oluşturan karar vericilerin çeşitli ihtiyaç ve sorunlara karşılık olarak aldıkları kararlar,

Alt yapıyı oluşturan uygulayıcılar ise bu kararları yerine getirerek bir dizi operasyon gerçekleştirirler.

İşletme bir bütün olduğuna göre, ona uygulanacak bir yapı değişikliğinin de tamamını kapsaması gerekecektir. Aksi takdirde gerçek bir değişim sağlanamaz. Kurumsallaşma da bir yapısal değişim olduğundan, bunun yukarıda bahsedilen her iki yapı öğesine de uygulanması gerekir. Tabiatıyla yapının farklı katmanları için düşünülen yapı değişiklikleri de, farklı metotlar ile yapılmak zorundadır.

Kurumsallaşmanın gerçekleşmesindeki en önemli araç değişimdir. Girdi, işletmenin ilk halidir. Müşteri işletmenin kurucusu (veya aile), çalışanları ve diğer paydaşlarıdır. Kaynaklar, insan gücü ve finanstır. Çıktı, işletmenin kurumsallaşmış halidir.

Değişim kurumsallaşma sürecinde birçok şekilde ortaya çıkabilmektedir. Bu değişimler çalışanların niteliği ve firmanın süreçlerinde olmaktadır. Süreçler ilk önce daha küçük parçalara ayrılır ve her bir süreç parçasında kurumsallaşma için değişim prosedürleri uygulanır. Bu işletmenin süreç yönetimi kısmının kurumsallaşmasıdır. Kurumsallaşmanın bir diğer adımı ise personelin kurumsallaşmasıdır. İnsan kaynaklarındaki entelektüel sermaye artışı akabinde personeli hedefler ve planlar doğrultusunda personeli kurumsallık kazanması sağlanabilir. Değişim prosesinde her iki tarafında kurumsallık süreci tamamlandığında işletmemiz artık kurumsallık için ön şartları sağlamıştır ve daha sağlam bir profil üzerinde kurumsallık aşaması yükselebilmektedir.

Sonuç olarak, işletmelerin gelişmesi, sürekliliğinin ve nesillere devrinin sağlanabilmesi için, kurumsallaşması zorunludur. Kurumsallaşma ise, işletmenin tüm süreç ve işlevlerini tanımlayan ve disipline ederek sistem haline getiren bir anlayıştır. Bu anlayışın, işletmenin cari operasyonlarından ayrılarak başlı başına bir süreç haline getirilmesi, süreç yönetiminin yöntem ve sistematiği ile uygulanması gerekmektedir. Halen yaşayan birçok örnek göstermektedir ki, kurumsallaşma amacına böyle bir strateji ile ulaşılabilir.

Yazar: Sait Sağlam