Günümüzün sürekli değişen ve gelişen dünyası, iş dünyası için de büyük değişimler ve belirsizlikler doğurmaktadır. Bu ortamda iş hayatında sürdürülebilir rekabet avantajına sahip olmanın yolu krizlere ve onun getirdiği değişimlere hazırlıklı olmaktan geçer. Ancak dünyanın şu anda karşı karşıya kaldığı “Covid-19” salgını, öngörülebilir bir kriz olmadığı için işletmeleri ve toplumu buhran hatta kaosun tam ortasında bırakmıştır. Bu kaos ve yaşattığı stresi yönetebilmek için işletmelerin sürdürülebilir bir yönetim anlayışı ortaya koymaları gerekmektedir.

Krizler, bir işletmenin itibarını, hatta varlığını sürdürebilmesi konusunda tehdit oluşturan durumlardır. Söz konusu büyük salgın krizi, işletmeler için önemli bir tehdit oluşturmaktadır. Bu krizin öncelikle iş gücü, operasyon, tedarik zinciri, finans ve likidite gibi alanlarda hasar oluşturma özelliğine sahip olduğu görülmektedir. Boyutları göz önüne alındığında, işletmelerde üst düzey yönetici seviyesinde, kriz yönetimi ekibi ile “Bütünsel Kriz Yönetimi” kavramı ele alınmalıdır. “Bütünsel Kriz Yönetimi”nde esas olan, hızlı müdahale edebilmek için mücadeleyi kurgulamak ve başarı getirecek stratejileri belirleyebilmektir.

Şirketler, hızla değişen durumlara hazırlıklı olmak ve kriz yönetimini gerçekleştirmek için kısa, orta ve uzun vadeli stratejik planlamalarını yapmalı ve krizle mücadele yeteneği kazanmalıdır. Normal zamanlarda yapılan stratejiler dışında krize özgü stratejilerin hızlıca belirlenmesi mücadelede temel ölçüttür. Tabi ki kriz yönetimi ekibi oluşturmak suretiyle bu stratejilerin, senaryo planlamaları yapılarak belirlenmesi gerekir. Krizlerin, işletmelerde ekonomik büyüme, ticari faaliyet ve bireysel davranış üzerinde çeşitli etkileri bulunur. İşletmelerin, bu etkileri en aza indirebilmek ve gelecek odaklı yönetebilmek adına iş yapış şekillerini geliştirmeye ihtiyaçları vardır.

Kriz yönetiminin başarısı, mücadeleci ve gelecek odaklı olmasına bağlıdır
İşletmelerin iş yapış şekillerini etkileyecek olan ticari operasyonlara, finansa, iş gücüne ve iletişime odaklanması zaruridir. Krizin getirdiği değişimlere ayak uydurmak ve süreci en az zararla atlatabilmek için kendi iş yapış şekillerini bugüne ve geleceğe uygun yapılandırmaları gerekmektedir. İşletmelerin sürdürülebilirliği adına iç müşteri (çalışan), dış müşteri ve tedarikçi gibi tüm paydaşlarla zamanında ve etkili iletişim kurması çok önemlidir. Bugün içinde bulunduğumuz büyük salgın krizini göz önüne aldığımızda da iletişim açısından çalışanlar başta olmak üzere işletmelerin tüm paydaşları farklı zorluklar yaşamaktadır. Bu kriz ortamında işletmelerin çalışanlarını ve iş ortamlarını güvende tutmaları için temizlik, güvenlik, ulaşım, iletişim gibi daha birçok konuda aksiyon planlarını oluşturmaları ve gerekli yönlendirmeleri kurgulamaları gerekmektedir. Buradaki en önemli husus ise; politikaların ve prosedürlerin azaltılarak işletme kültürü içerisinde etkin, uzaktan çalışmaya imkân tanıyan, esnek ve akıllı çalışma ortamlarının hazırlanmasıdır.

İçinde bulunduğumuz salgın krizinde belki de en önemli kavram temassızlık ve izolasyon olunca, bu durum çalışma ortamlarının evlere taşınmasını ya da çalışma ortamlarında sosyal mesafenin korunmasını sağlayacak uygulamalara geçilmesini beraberinde getirmiştir. İster istemez işletmeler evden çalışma sistemine geçişi kısmi, kademeli veya tamamen uygulamak zorunda kalmışlardır. Aslında olağan dışı bir kriz doğuran böyle bir salgın ile karşı karşıya kalmış olmasaydık dahi işletmelerin hızla değişen dünya koşulları ve gelişen bilgi teknolojileri ışığında çalışma sistemlerine çeşitlilik kazandırması oldukça önemli olacaktı.

İşte tam da bugünlerde etkin kaynak yönetimi amacıyla uluslararası bir işletme ile birlikte 2009 yılında hazırladığımız ve uygulamaya aldığımız Future Office (Gelecek Ofisi) projesini sizlerle paylaşmak istiyorum. Her ne kadar Future Office, kaynak israfının ortadan kaldırılması ve büyük yatırımlarla hazırlanmış çalışma ortamlarının (toplantı odaları, bekleme yerleri, masalar, yönetici odaları vb.) kullanılma durumlarının tekrar gözden geçirilmesi amacıyla ortaya çıkmış olsa da, bugün ortaya çıkan yeni ihtiyaçlarımıza tam olarak cevap veren bir projedir.

Gelecek ofisi tasarımının anahtar kelimeleri kullanım ve gerekliliktir. Bu nedenle işletmelerin sektör, iş yapış şekilleri gibi kriterler açısından çeşitli analizlerinin yapılması şarttır. Her işletme öncelikli olarak çalışan hareketliliğini mevsimsel ya da dönemsel olarak gözlemlemeli ve ölçebilmelidir. Bunun için giriş-çıkış analizleri, hareketlilik ve iş yapma gözlemleri, anket çalışmaları, birimler bazında iş analizleri, iş hukuku değerlendirmeleri olmak üzere beş aşamalı bir metodoloji ile tasarım yapılır. Gelecek ofisinde üç temel öge söz konusudur; birinci öge alanlar (ofisler, ortak alanlar, toplantı odaları, görüşme odaları, arşiv vb.), ikinci öge araçlar (bilgi teknolojileri, mobil araçlar, yazılımlar vb.), üçüncüsü ise metotlardır (hedefler, anahtar sonuçlar, iş yapış şekilleri, iş akışları, süreçler, performans sistemi, organizasyon yapısı, çalışma sistemi, yönetim vb.). Bu ögeler dikkate alınarak sektöre, iş ailesine, birimine, çalışan durumuna, yasal gerekliliklere uygun olarak çalışma sistemleri tasarlanır ve uygulamaya alınır. Bu çalışma sistemleri aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi merkez ofis, uydu ofis, ev ofis (home office), şehir ofisleri şeklinde yapılandırılabilir. İşletmeler birkaç farklı çalışma sistemini uygulamaya alabileceği gibi hepsini birlikte de uygulayabilirler. Öte yandan bu çalışma sistemlerini normal, kriz, kaos gibi dönemlere yönelik planlamalar ışığında farklı kombinasyonlar ile de devreye alabilirler.

Gelecek ofisi uygulamaları yukarıda belirtilen çalışma sistemleri sektörel bazlı esnek çalışma, kurumsal ortak birimlerde esnek çalışma (finans, muhasebe, satın alma vb.), esnek ofis ve kısıtlı ev ofis ya da dördüncü seçenek olarak tam esnek ofis ve ev ofis konseptleri altında farklı kombinasyonlar şeklinde uygulanabilir. Tüm bu çalışma sistemleri ve konseptlerinin hayata geçirilmesi işletmelerin özelliklerine, bulundukları sektörlere ve iş yapış şekillerine bağlıdır. Karşı karşıya kaldığımız bu büyük salgın bizlere, kriz dönemlerine yönelik oluşturulacak stratejilerin uygulamaya alınmasının doğru çalışma sistemleri ile mümkün olabileceğinin ve söz konusu çalışma sistemlerinin kaynak yönetimi açısından da optimum çözüm olduğunun unutulmaması gerektiğini gösterdi.

Yazar: Sait Sağlam