Değişen pazar dinamikleriyle birlikte ortaya çıkan yüksek rekabet ortamında işletmeler, müşterilerini analiz edebilme, beklentilerini anlayabilme ve ihtiyaçlarını karşılayabilme yetenekleri ile rekabette avantajlı hale geliyor. Değişen müşteri ihtiyaç ve beklentilerini sürekli takip etmek, değişen durumlara ayak uydurabilmek ve bu değişiklikleri nihai ürüne yansıtabilmek giderek zorlaşıyor. Özellikle nihai ürünün müşterilerin talepleri ile şekillendiği proje bazlı çalışmaları gerçekleştiren işletmeler için işler daha da karmaşık hale gelmiş durumda.

Kısa teslim tarihleri, değişen öncelikler, yüksek paydaş katılımı ve esneklik ihtiyacıyla uğraşan işletmeler için proje yönetiminde son dönemde “Çevik Yönetim” kavramı ön plana çıkmaya başladı. İngilizce karşılığı “Agile” olan çevik kelimesinin kökeni yine İngilizce’deki “Agility” kelimesine dayanıyor. Agility kelimesi “değişen koşullara hızlı ve kolay cevap verme kabiliyeti” anlamına geliyor. Bu da proje yönetimindeki; esneklik, hızlı hareket kabiliyeti ve anında aksiyon alabilme ihtiyaçlarını karşılayabilmek adına önemli bir yaklaşım olduğunu gösteriyor.

İlkeleri, 2001 yılında yayınlanan Çevik Yazılım Geliştirme Manifestosu ile ele alınan Çevik (Agile) Yönetim; tüm ürünü bir kerede teslim etmeye çalışmak yerine, projenin başlangıcından itibaren aşamalı olarak oluşturulan ürününün her aşamada belli seviyede teslimine yönelik yinelemeli bir süreci ortaya koyuyor.

Çevik proje yönetim sürecinde proje, müşteri ihtiyaç ve beklentilerine göre küçük parçalara bölünerek önceliklendirilir ve ardından tekrarlı görüşmeler ile ilk parçanın üstüne yenilerini inşa ederek ilerlenir. Klasik proje yönetimindeki sıralı adımların aksine çevik yönetimde önemli olan sürekli görüşmeler ile müşteri onaylı küçük ve sağlam adımların atılmasıdır. Bu süreç bir döngü olarak ele alınmakta olup, yapılan yinelemeli görüşmelerden elde edilen geri bildirimler bir sonraki adımda iyileştirme olarak kullanılır.

Klasik proje yönetimi; ön hazırlık, planlama, üretim, test onay ve proje kapanış sıralı adımlarından oluşur. Bu yöntemde bir adım tamamlanmadan diğerine geçiş yapılmaz. Bu süreçte nihai ürün, projenin başlangıcı olan ön hazırlık adımından test onay adımına geçene kadar geniş çapta bir kontrolden geçmez. Klasik proje yönetimi süreçleri, nihai ürünün başlangıçta sınırları çizilen ürün ile ne derecede uyumlu olduğu, müşteri beklentilerini ne ölçüde karşıladığı veya bu süreçte müşterilerin başlangıçtaki beklentilerinin değişip değişmediğine yönelik soruları karşılamada yeterli olmaz.

Bunun yanında çevik proje yönetimi, yinelenen ve sürekli iyileştirme odaklı kısa görüşmeler üzerinden bir döngü şeklinde gerçekleştirilir. Her döngü, ihtiyaçlara yönelik çalışma hedefleri ile başlar ve proje ürününün mevcut durumu ele alınarak gerekli geri bildirimlerin alınması ile tamamlanır. Ürün ile ilgili

müşteri talep ve ihtiyaçları, sürekli olarak alınarak döngü içerisinde ürünü geliştirmek için kullanılır. Bir döngü içinde alınan kararlar, bir sonraki döngü için hedefleri ortaya koyar.

Çevik yönetimde farklı metodolojiler uygulansa da en sık kullanılan “Scrum (Saldırı)” metodolojisidir. Scrum metodolojisi, çok paydaşlı sistematik toplantılar ile uygulanmaktadır. Proje başlangıcında yapılan ana plan dahilinde işler önceliklendirilir, zaman planı oluşturulur, rol ve sorumluklar belirlenir. Bu aşamadan sonra, proje yöneticisi, müşteri ve ilgili diğer birim/ekiplerin, projenin ihtiyaçlarına göre haftanın her günü veya iki günde bir 15 dakikalık toplantılar ile kısa görüşmeler gerçekleştirir. Bu görüşmelerde projenin ilerleme durumu, karşılaşılan problemler ve bir sonraki görüşmeye kadar yapılacak işler ele alınır. Bu toplantılar bir aylık süre içinde aynı rutinde sistematik olarak sürdürülür. Ayın sonunda, projede gelinen son nokta tüm paydaşlarla gözden geçirilerek tamamlanan işler müşteriye teslim edilir. Bu aşamada bir sonraki aylık planlama yapılır ve döngü proje bitişine kadar aynı şekilde devam eder.

Çevik proje yönetimi, özellikle farklı ekiplerin bir arada çalıştığı projelerde başarıyı artırmak adına önemli bir araç olarak kullanılır. Ekiplerin belirli periyotlarla bir araya gelerek, projedeki ilerlemeleri görmeleri ve müşterilerin değişen taleplerini projeye hızlıca adapte edebilmeleri açısından oldukça kolay bir süreci destekler.

Çevik Proje Yönetimi işletmelere;

◉ Projenin nihai ürüne ulaşma sürecinde sürekli yapılan kontroller, ihtiyaçları zamanında tanımlama ve detaylandırma, süreçleri ve projeyi sürekli iyileştirmek için geri bildirimler sayesinde yüksek kalitede proje çıktısı oluşturma imkanı sunar.

◉ Müşterilerin sürece dahil edilmesi ve her aşamada müşterinin taleplerini doğru şekilde alıp sağlam adımlarla nihai ürüne ulaşılması sayesinde daha yüksek müşteri memnuniyeti sağlar.

◉ Yapılan sık toplantılar ve tüm ekiplerin bir arada olması sayesinde projenin daha kontrollü bir şekilde sürdürülmesine olanak tanır.

◉ Yüksek kontrol sayesinde proje süresince karşılaşılabilecek risklerin azaltılmasını sağlar.

Günümüzde birçok işletme; ekip performansını, müşteri memnuniyetini ve proje çok yönlülüğünü artırmaya yardımcı olmak için Çevik Yönetim metodolojilerini benimsiyor.

Yazar: Sait Sağlam