Artan rekabet ortamında işletmelerin rekabette üstünlük sağlaması adına, ürün ve hizmetlere yönelik uygulanabilir, esnek ve müşteri odaklı çözümler sunmaları beklenmektedir. İşletmelerin müşteri beklentilerini karşılamada üreteceği çözümler teknoloji, hammadde, fiziksel kaynak gibi yatırımları beraberinde getirse de bu çözümlerin insan kaynağından bağımsız olarak ortaya çıkması mümkün değildir. Bu kapsamda işletmelerin en önemli sermayelerinden biri olan insan kaynağının, işletmelerin sürdürülebilir rekabet avantajı sağlamasında stratejik bir öneme sahip olduğunu kabul etmek gerekmektedir. İnsan kaynağının etkin yönetimi, işletme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve sürekli olarak iyileştirilmesi açısından önemlidir. Çalışanlar, işletmeleri temsil etmekte ve işletmenin başarısı hakkında ipuçları vermektedir.

Başarılı bir işletme, sahip olduğu çalışanları bir değer olarak görmeli ve insan kaynağına yönelik sistematik bir yönetim anlayışı benimsemelidir.

İnsan kaynakları yönetimi; çalışanların organizasyona dahil edilmesine yönelik seçme ve yerleştirme işlemlerinden başlayarak, işten ayrılmaya kadarki tüm süreçte işletmenin sahip olduğu insan kaynağını analiz etme, planlama, geliştirme ve sürekli iletişim faaliyetlerini yürütmeyi kapsamaktadır. İnsan kaynağının verimliliği bu faaliyetlerin en etkin şekilde gerçekleştirilmesi ile doğrudan ilişkilidir.

İnsan kaynakları yönetimi kapsamında; seçme ve yerleştirme, özlük işleri, oryantasyon, ücret yönetimi, performans yönetimi, kariyer yönetimi, eğitim ve geliştirme başta olmak üzere birbiri ile ilişkili çok sayıda fonksiyon bulunmaktadır. İnsan kaynakları yönetiminin en önemli ilgi alanlarından biri de performans yönetimidir. Performans yönetimi; işletmenin misyon ve vizyonunu çalışan performansına aktarmak ve doğru yönetsel kararlar alabilmek için pozisyon bazlı ölçülebilir performans kriterlerini belirlemek suretiyle çalışan performansını izleyerek sürekli gelişimini destekleme amacı taşımaktadır.

Çalışanlarda iyileştirilmiş performans oluşturmaya ve sürdürmeye yönelik stratejik bir yaklaşım olarak ele alınan performans yönetimi, işletmelerin etkinliğinde önemli rol oynamaktadır. Performans yönetimi, çalışanın işletme içerisindeki motivasyonunu artırarak, kendisi için belirlenen hedeflere ulaşma konusunda daha hevesli olmasına katkı sağlamaktadır.

Performans yönetiminin sistematik bir şekilde sürdürülmesi yöneticilerin de elini kuvvetlendirmektedir. Rolleri tanımlamak, bireysel güçlü ve zayıf yönleri anlamak, geri bildirim sağlamak, müdahaleleri tetiklemek ve olumlu davranışları ödüllendirmek için yöneticilerin çalışanlarına etkili bir şekilde liderlik etmelerinde, tasarlanmış bir sistemin olmaması çeşitli zorluklara neden olmaktadır.

Yönetici ve çalışan arasındaki iletişimi güçlendirmek, geri bildirimler ile çalışanın sürekli gelişimine katkı sağlamak ve işletmenin hedefleri ile çalışan hedeflerini bütünleştirmek performans yönetiminin işletmeye sağladığı faydalar arasında yer almaktadır.

Başarılı işletmeler çalışan performansını, tek bir boyutta değil diğer insan kaynakları yönetimi fonksiyonları ile bir bütün olarak ele almaktadır. Performans yönetimi; eğitim ve gelişim, kariyer yönetimi, iş gücü planlama, işe alım başta olmak üzere ilişkili olduğu tüm fonksiyonların çıktılarından faydalanmakta ve/veya girdilerine temel oluşturmaktadır.

Performans yönetiminin sistematik bir şekilde planlanması, uygulanması ve sürdürülmesi için bir yönetim sistemi çerçevesinde değerlendirilmesi önemlidir. Çalışan performansının izlenmesi, geri bildirimlerin yapılması, performansın değerlendirilmesi ve iyileştirilmesi faaliyetlerini kapsayan performans yönetimi bir sistem olarak ele alındığında, sistemin girdilerinin, süreçlerinin ve çıktılarının net şekilde belirlenmiş olması gerekmektedir.

Performans yönetim sisteminin başarılı şekilde planlanması, tasarlanması ve sürdürülmesi için öncelikle işletmenin bu alandaki ihtiyaçlarının doğru şekilde analiz edilmesi gerekmektedir. İşletmenin temel ihtiyaçlarına yönelik çalışandan nelerin beklendiği analiz aşamasında tespit edilmektedir. Bu kapsamda öncelikli olarak işletmenin misyon, vizyon ve temel amaçlarının, temel faaliyetlerinin, görev tanımları ve sorumluklarının analiz edilmesi önemlidir. Analiz sonuçlarına göre işletmenin çalışanları nerede konumlandırdığı, onlardan hangi hedefleri gerçekleştirmelerini beklediği, çalışanların hangi yetkinliklere sahip olması gerektiği gibi konular netleştirilmektedir.

Analiz aşamasında ortaya çıkan beklentilerin bir sistem çerçevesinde uygulamaya alınması için öncelikle sistemin tasarlanması gerekmektedir. Sistem tasarımında en önemli adım değerlendirme mekanizmasının oluşturulmasıdır. Değerlendirme yöntemleri işletmeler arasında farklılık gösterse de performans yönetiminde genellikle hedef ve yetkinlik bazlı değerlendirmeyi kapsayan uygulamalar kullanılmaktadır. Pozisyonlar seviyesine indirgenmiş hedefler ve pozisyondan beklenen faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli yetkinlikler değerlendirme kriterleri olarak belirlenmektedir.

Sistem tasarımı sırasında performans değerlendirme kapsamına alınan pozisyonlar, kullanılan form ve araçlar, sistemin uygulanmasından sorumlu aktörler ve rolleri, değerlendirme periyotları ve çıktıların niteliği net şekilde belirlenmektedir. Sistemin uygulamaya dönük tüm detaylar ile ele alınarak tasarlanması, uygulama sırasında beklenmedik durumların ortaya çıkma olasılığını düşürmektedir.

Performans yönetim sisteminin kavramsal olarak tasarlanmasından sonra uygulamaya dönük planlaması yapılmaktadır. Planlama, yönetici ve çalışanların programları dikkate alınarak genellikle insan kaynakları birimi tarafından gerçekleştirilmektedir. Tasarım aşamasında belirlenen periyotlara sadık kalarak oluşturulan planların uygulanabilir nitelikte olması önemlidir.

Performans yönetim sisteminde değerlendirme faaliyeti plana uygun şekilde belirli bir zamanda programlanmış olsa da değerlendirme süreklilik arz eden bir süreçtir. Değerlendirmeye tabii çalışanlar, kendilerinden beklenen yetkinlik ve hedefler çerçevesinde yöneticileri tarafından sürekli olarak izlenmektedir. Yöneticilerin bu süreçteki rolü kritiktir. Yöneticilerin, çalışanlarla olumlu iletişimi ve gelişime açık geri bildirimleri sayesinde çalışanın işletmeye olan bağlılığının ve performansını iyileştirmek için gerekli motivasyonun artması beklenmektedir.

Sistemin uygulamaya alınması sırasında ortaya çıkan beklenmedik durumlar, sistemin planlanması ve tasarlanması adımlarına birer girdi oluşturulacak şekilde değerlendirilmektedir. Bu sayede, öğrenilmiş dersler sistemin sürekli iyileştirilmesi kapsamında kullanılmaktadır. Sistemin sürekliliğinin sağlanması, her aktörün kendi üzerine düşen sorumlulukları doğru şekilde gerçekleştirmesi ile ilişkilidir.

Tutarlı, yapıcı geri bildirime dayalı, iyi tanımlanmış bir performans yönetimi süreci, işletmelerin dünya standartlarında çalışan yeteneklerini korumasına ve geliştirmesine yardımcı olmaktadır. Hedef belirleme ile birlikte sık geri bildirim, çalışanların değerli olduklarını bilmelerini sağlamakta ve bu da bağlılıklarını ve performanslarını artırmaktadır.

İnsan kaynağının bir değer olarak ele alındığı günümüzde, çalışanları elde tutmak ve onların sürekli gelişimine katkı sağlamak adına işletmelerin bahsi geçen adımlar çerçevesinde mevcut performans yönetim sistemlerini bir bütün olarak gözden geçirmeleri; performans yönetim sistemi bulunmayan işletmelerin ise yukarıdaki adımları uygulamaya almaları önerilmektedir.

Yazar: Sait Sağlam